Allt bakom hemsidan

Så du har följt våra råd och skaffat en riktigt bra hemsida för företaget. Men arbetet med firman slutar inte där. Det finns många saker bakom hemsidan som också måste fungera nästan felfritt för att allting ska rulla på.

Organiserat

Ett företag med stort lager, många kunder och som går igenom hundratals faktureringar i månaden behöver vara organiserat för att ingenting ska falla genom sprickorna och försvinna.

Det brukar också bli stora högar med papper som ska arkiveras och dateras så de är lättillgängliga ifall man behöver går tillbaka och kolla. Samtidigt finns det krav från Bokföringsnämnden och andra myndigheter om vilken information som företaget är tvungen att spara och hur länge.

Digitala molntjänster

Genom att anlita ett företag att sköta din arkivering så frigör du både plats och tid till annat. Företagen som erbjuder digital datalagring har ofta anpassade molntjänster så att du kan få informationsflödet att passa dig och ditt företag precis som du vill. Du kan välja vilka som ska ha tillgång till ditt material genom att använda olika inloggningar, antingen ett vanligt lösenord, en specifik IP-adress eller genom att använda dig av e-legitimation. All information är krypterad och säkerhetskontrollerad så det är säker sätt att lagra dina dokument även om det är upp till dig att se till att välja ett företag som hanterar dina uppgifter på rätt sätt och att de har en backup plan för eventuella driftstörningar. Du kan använda det som ett E-arkiv för dina handlingar eller ett sätt att arbeta med de ärenden och flöden som är aktiva så de är lätta att komma åt när de ska behandlas. Vilket underlättar för alla.

Har man mycket datoriserat så vill man kunna lagra detta på en plats som är säker och inte försvinner även om det skulle börja strula med datorerna på jobbet. Antingen har man en egen extern dataserver där man lagrar alla dokument som kan behövas. Eller så använder man sig av ett annat företag som håller kan hålla i allt från arkivering till fakturering och årsredovisningar åt dig.

Support

Det tar tid att hålla en hemsida fungerande. Det kan alltid dyka upp små problem. Bäst är om kunderna hör av sig när de anser att något inte fungerar eller borde ändras på sajten. Hemsidan är ämnade för att locka dem så när kunderna vill ha en speciell funktion eller ändring löner det sig nästan alltid att se över möjligheten om det går att ordna. Även om bara en kund klagar kan det vara dussintals som tänkt likadant men helt enkelt valt en annan hemsida istället för att tipsa er om hur ni kan bättra er.

Anlita alltid någon med erfarenhet av sajtbygge och IT-support som sköter dessa saker. Det kan även vara en frilansande konsult om man inte har arbete nog för att erbjuda en heltidstjänst. Men försök inte lösa dataproblem själv om du inte är inläst på ämnen och problemen som du stöter på. Risken är stor att du inte vet lika mycket som du tror och hemsidan, och därigenom företaget, får lida för detta.

Lojala kunder

Genom att strukturera upp både sina dokument, pappershantering, ärendehantering och planera sin tid och se till att alla kuggar i ditt företags hjul klaffar med varandra så får du också nöjda kunder. Man brukar säga att det inte finns något som heter lojala kunder men genom att alltid kunna utföra sina åtaganden på rätt sätt, leverera i tid och svara på olika frågor eller ärenden inom rimlig tid så säkerställer man att kunden är nöjd och en nöjd kund har heller ingen anledning att söka sig någon annan stans. Att alltid dessutom ligga i framkant vad gäller teknik både inom företaget och på hemsidan så har man kommit en bra bit mot framtida mål och satsningar. Det gäller att inte luta sig tillbaka och att leverera kvalitét framför kvantitet. Kan man sedan kombinera detta och hänga med i utvecklingen så är man på rätt spår mot framgång.